На ряду с ежегодным отпуском сотрудник имеет право взять отпуск за свой счет, который ему может быть предоставлен без сохранения заработной платы на время его отсутствия на рабочем месте. Его можно взять по семейным обстоятельствам или иным другим причинам уважительного характера. Продолжительность может быть определена путем обусловленности сторон трудового договора, т.е. работодателя с сотрудником (ТК РФ ст. 128, ч.1).

Категории граждан, которым работодатель не в праве отказать в предоставлении отпуска за свой счет

• До 60 календарных дней:
  • Работающим инвалидам.
• До 35 календарных дней:
  • Участникам ВОВ.
• До 14 календарных дней:
  • Пенсионерам по старости, которые еще продолжают работать.
  • Женам (мужьям) и родителям военнослужащих, служащих ОВД, органов гос. наркоконтроля и психотропных веществ, работников федеральной пожарной службы, сотрудников органов и учреждений уголовно-исполнительной системы, таможенных специалистов умерших или погибших вследствие контузии, увечья или ранения, а также в следствие заболевания, находясь при исполнении, при прохождении военной службы.
• До 5 календарных дней, по случаю:
  • Регистрации брака.
  • Рождения ребенка.
  • Смерти близкого родственника.
• Сроки по договоренности с работодателем:
  • Предоставляются в других случаях, которые оговорены по Трудовому Кодексу РФ или же федеральными законами, в том числе прописанных в коллективном трудовом договоре. К примеру, при совместительстве (ТК РФ ст.286) и уходе за детьми (ТК РФ ст. 263), в случае совмещения обучения и работы (ТК РФ статьи 173, 174).

Порядок оформления отпуска за свой счет

1. Работник должен предоставить соответствующее заявление

В случае возникновения необходимости в отпуске без содержания по какой ибо причине сотрудник должен предоставить заявление работодателю, которое пишется в произвольной форме (ТК РФ, ст.128, ч.1).

Заявление должно содержать следующее:

• Причины, по которым сотруднику необходимо отсутствовать на рабочем месте.
• Дата ухода сотрудника в отпуск.
• Продолжительность.

2. Порядок издания приказа о предоставлении отпуска

Приказ издается по стандартной форме, установленной Госкомстатом РФ по постановлению №1 от 05.01.2004:

• Для одного работника заполняется по .
• Для группы работников заполняется по .

3. Ознакомление сотрудника с приказом

После издания соответствующего приказа необходимо ознакомить с ним сотрудника, который должен указать дату осведомления и поставить свою подпись в отведенном для этого месте.

Каждый работодатель рано или поздно имеет дело с административным отпуском. Его более распространенное название в документах и обиходе – отпуск за свой счет. Основная особенность в том, что за сотрудником не сохраняется заработная плата на протяжении всего периода отсутствия на работе. Расскажем, в каких случаях такой вид отпуска нужно оформить, кто может его требовать, а также как должно быть составлено заявление.

Отпуск по желанию подчиненного

Это понятие подразумевает отпуск, за время которого подчиненный не получит соответствующую часть зарплаты. При этом имейте в виду: сам термин «административный отпуск» в действующем законодательстве не употребляется. Однако его часто указывают в коллективных договорах и актах по труду на уровне предприятий. Это не запрещено.

Административный отпуск по делам семейным

По статье 128 Трудового кодекса РФ есть три однозначно уважительных причины, при наличии которых нельзя отказать в вынужденном отпуске. Это следующие факты семейной жизни:

1. родился или родится ребенок;
2. предстоит регистрация брака в органах ЗАГС;
3. умер близкий родственник.

В данном случае рождение ребенка – это уважительная причина, в первую очередь, для представителей мужского пола. Дело в том, что матери после родов получают отпуск по беременности и родам. Он положен им в силу статьи 255 Трудового кодекса. Хотя женщина вправе отказаться от него. Такое встречается, но не часто.

В перечисленных случаях продолжительность отдыха по договоренности с начальством может составить максимум пять календарных дней.

Право на получение административного отпуска имеют также отдельные категории сотрудников. Они должны обладать определенным статусом. В этом случае работодатель обязан рассмотреть и удовлетворить заявление на отпуск подчиненного, который относится к соответствующей категории (см. таблицу).

Имейте в виду: за свой счет эти категории работников можно отпускать только один раз в год. При этом сотрудник по своему усмотрению может брать административный отпуск по частям, а также использовать его ежегодно.

Другие основания

Остальные причины, по которым работник может уйти в вынужденный отпуск, статья 128 Трудового кодекса определяет аналогичным образом – как «семейные обстоятельства и другие уважительные причины». Их полного перечня в законе нет. И не сказано, какие именно основания можно или нельзя считать уважительными. Следовательно, окончательное решение этого вопроса за работодателем.

В ситуациях, не оговоренных Трудовым кодексом, максимальный срок административного отпуска по инициативе работника нормы права никак не ограничивают. Поэтому данный вопрос сотрудник и работодатель согласовывают между собой.

Лучше, когда возможные сроки такого отпуска и основания его получения прописаны в коллективном договоре.

Отпуск за свой счет по инициативе работодателя

Компания не имеет права отправить сотрудника в вынужденный отпуск без согласия последнего. В этом случае работник может обратиться с соответствующей жалобой в трудовую инспекцию.

Если факт нарушения трудового законодательства будет доказан, работодателя могут привлечь к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Должностное лицо компании и ИП заплатят в бюджет от 1000 до 5000 руб., а организация-работодатель – от 30 000 до 50 000 рублей.

Заявление на отпуск за свой счет: образец 2018 года

Далее размещен образец заявления на административный отпуск. Учтите, что действующими нормами не предусмотрена его обязательная или рекомендованная форма. Поэтому работник вправе составить его в свободной письменной форме. Каких-либо жестких требований и ограничений с точки зрения закона нет. Самое главное – сотрудник должен толково и корректно указать причины, по которым просит уйти в неоплачиваемый отпуск.

Пример

Госкомстатом России утверждена унифицированная форма № Т-6 приказа о предоставлении работнику отпуска. Она включает и отпуск за свой счет (см. постановление от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). С этим приказом сотрудника в обязательном порядке следует ознакомить под роспись.

Законодательством гарантируется работнику право на отдых. Оно реализуется предоставлением установленного числа дней в году за определенное время фактической работы. Однако, возможно у работника возникнет необходимость в получении дней отдыха дополнительно. Тогда он с согласия работодателя может уйти в отпуск без сохранения заработной платы.

Отпуск без сохранения заработной платы может быть оформлен сотрудником путем подачи на имя руководства компании соответствующего заявления.

Только когда директор отразит на нем свою разрешительную визу, тогда данному человеку может быть предоставлено указанное время отдыха. В этот период за ним остается его прежнее место работы, но никаких начислений не производится.

Чтобы администрация разрешила уйти в отпуск за свой счет, необходимо, чтобы у работника была уважительная причина. Очень часто для ее подтверждения нужно вместе с заявлением предоставить также документы, которые подтверждают обоснованность поданной сотрудником просьбы об отпуске.

Администрация должна рассмотреть просьбу, и даже при наличии всех представленных документов и уважительности причины, по которой работающий на предприятии человек запрашивает отпуск, она имеет право отказать. Часто с это связано с недопущением нарушения производственного процесса.

Внимание! Если директор не даст своего согласия на дни отдыха без начисления зарплаты, а сотрудник все же не выйдет на работу, это время будет считаться прогулом, а вследствие этого за данное нарушение последуют соответствующие взыскания. Крайней мерой будет являться .

Руководство компании определяет и продолжительность предстоящего отпуска без сохранения зарплаты. Однако, в случаях, зафиксированных в нормативных актах, получение разрешения от работодателя данный период необязательно, достаточно в качестве уведомления подать заявление на отпуск без сохранения заработной платы.

В каком случае работодатель не может отказать в отпуске за свой счет

Нормативными актами перечислены ситуации при которых работнику необходимо предоставить отпуск без зарплаты.

К таким ситуациям относятся:

• При появлении в семье сотрудника компании новорождённого - документ о рождении ребенка.
• В случае вступления сотрудников фирмы в брак - документ о бракосочетании.
• Когда умирает близкий член семьи - свидетельство о смерти.

В каждой из этой ситуации работающему на предприятии положен отпуск без оплаты длительностью пять дней.

Отдельные категории работающих граждан могут воспользоваться дополнительным неоплачиваемым отдыхом в соответствии с законодательством. Получать в этих случаях согласия от администрации не надо.

К ним относятся:

• Работающим пенсионерам - данная категория имеет право на 14 дней такого периода в течение одного года.
• Лицам, участвовавшим в ВОВ - они могут рассчитывать на отпуск без содержания длительностью 35 дней.
• Сотрудникам, у которых есть группа инвалидности - для них время отпуска без оплаты может составлять до 60 дней за один год.
• Работникам, которые являются членами семьи военнослужащих, погибших или умерших при выполнении служебных заданий - отпуск за без оплаты для данной категории может иметь длительность 14 дней.
• В ситуациях прямо указанных в федеральном законодательстве. К примеру, при совмещении работы и обучения по очной форме, если у работника несколько работодателей, при осуществлении ухода за детьми и т. д.

Сам работодатель в своих нормативных актах может предусматривать ситуации, когда его сотрудникам могут предоставляться дополнительно периоды отпуска без содержания. В таких ситуациях, когда случай работника подпадает на указанный в , администрация также обязана предоставить дни отдыха этому сотруднику.

Льготные категории граждан имеют право оформлять отпуск без оплаты на весь предусмотренный период, или же разбивать его частями в течение года. При этом суммарно должно соблюдаться установленное число дней отпуска без оплаты. Допускается его превышение для этих категорий, но для этого тогда придется получать согласие руководства.

Внимание! Сотрудник может относится к нескольким льготным категориям, но тогда продолжительность отпуска не должна суммироваться. Как правила, такие работники выбирают наиболее выгодные условия.

Отпуск без содержания по инициативе работника: максимальный срок в 2018 году

При определении длительности такого отдыха, необходимо принимать во внимание то, что отпуск без сохранения заработной платы ТК РФ максимальный срок не устанавливается.

Однако если это все же происходит нужно помнить, что такая информация относится в личным данным, а потому должна обрабатываться и храниться согласно закону. За ее разглашение может наступать уголовная ответственность. Не стоит также указывать придуманную причину - если администрация сочтет ее неуважительной, то в отпуске может быть отказано.

Внимание! Если отпуск запрашивается из-за наступления какого-либо события, то нужно приложить в нему копии подтверждающих это документов. К ним относятся копии свидетельств о рождении, смерти, справки из государственных органов либо других организаций и т. д.

Если на момент подачи заявления у работника такие документы отсутствуют, но он точно знает, что они появятся у него в дальнейшем, необходимо указать на бланке конкретную дату, к которой он сможет их предоставить.

Шаг 2. Составить приказ на отпуск

После того, как директор одобрил предоставление отпуска работнику путем проставления визы на заявлении, этот документ нужно вернуть в кадровый отдел. Там на его основании нужно издать распоряжение на отпуск.

Для этой операции можно применить стандартный , или, если период отдыха предоставляется сразу нескольким сотрудникам, Т-6а. Также приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.

При применении стандартного бланка, информацию об отпуске нужно заносить в раздел «Б», а раздел «А» нужно оставить незаполненным. В качестве наименования периода отпуска записывается «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом разделе отражается количество дней, на которые он выдается.

В разделе «В» нужно будет продублировать информацию из предыдущего раздела, но при этом также указать период дней, в которые работник будет отдыхать.

В графу «Основание» записываются сведения о предоставленном заявлении.

Шаг 3. Дать работнику приказ на ознакомление

После того, как бланк приказа полностью оформлен, его должен подписать руководитель фирмы. Далее документ передается работнику на ознакомление с ним. Ему необходимо прочитать его содержимое, и затем поставить свою подпись в специально предназначенной графе.

По нормам трудового права, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы, если этот работник:

• участник Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающий пенсионер (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
• родитель и жена (муж) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - до 14 календарных дней в году;
• работающий инвалид — до 60 календарных дней в году;
• работник, у которого родился ребенок, который регистрирует брака, в связи со смертью близких родственников — до 5 календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных ТК, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Все перечисленные основания приводятся в . Уточняется, что продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Кроме того, решая вопрос о предоставлении такого отпуска человеку, который не находится в списке тех категорий, которым он предоставляется в обязательном порядке, нужно учитывать важность причин и оснований. Если работодатель расценивает эти причины как серьезные, то он согласовывает с работником продолжительность отпуска.

Следующий этап — документационное оформление отпуска. Для этого нужно:

1. Получить от работника заявление на отпуск. В нем должны быть указаны причины предоставления отпуска за свой счет и планируемая дата отпуска.
2. Издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (можно использовать унифицированные формы или ).
3. Подписать приказ руководителю или иному уполномоченному лицу.
4. Ознакомить работника с приказом под роспись.

Как заполнить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

В разделе Б формы следует указать «отпуск без сохранения заработной платы», а также вписать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если отпуск без сохранения заработной планы оформляется вместе с ежегодным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить раздел А.

В разделе В указывается общее количество дней отпуска и его даты.

Кроме того, нужно не забыть оформить личную карточку работника (форма ). Информация об отпуске без сохранения заработной платы вносится в раздел VIII. Здесь работодателю следует заполнить следующие графы:

• вид отпуска (без сохранения заработной платы);
• количество календарных дней отпуска;
• даты начала и окончания отпуска;
• основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

Читайте в статье:

• Какова процедура оформления отпуска без сохранения заработной платы
• На какие основные моменты следует обратить внимание работодателю при оформлении документов

Процедура оформления отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) фактически состоит из двух основных этапов: регистрация заявления работника и издание приказа .

Этап 1. Письменная форма заявления является обязательной (ч. 1 ст. 128 ТК РФ) (пример 1). Устные обращения работодатели во внимание могут не принимать. Работнику необходимо убедиться, что работодатель получил заявление своевременно (до невыхода его на работу).

Неполучение работодателем заявления о предоставлении отпуска за свой счет (даже для работников, для которых его предоставление является обязательным) может повлечь увольнение работника, как отсутствующего по неуважительной причине (Апелляционное определение Омского областного суда от 25.12.2013 по делу № 33-8376/2013). До регистрации заявления работодателю нужно проверить, указана ли причина отпуска и его срок.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Работник, желающий получить отпуск без сохранения заработной платы по каким-либо семейным обстоятельствам или иным важным для него причинам, не обязан указывать эти обстоятельства/причины в заявлении, если не хочет, чтобы они стали достоянием большого числа людей — вполне достаточно, если он сообщит о них руководителю в устной форме. Ни минимальный, ни максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам или иным уважительным причинам законодатель не устанавливает. Срок определяется по обоюдному согласию между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Если работодатель не видит препятствий для использования отпуска за свой счет, издается приказ.

Этап 2. Как правило, приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (пример 2), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работника следует знакомить с приказом под роспись.

До момента принятия руководителем организации положительного решения о предоставлении работнику отпуска последний взять его не может . Согласно п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 28.09.2010) трудовой договор с работником может быть расторгнут по подп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул, в т. ч. за самовольный уход в отпуск.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Работница считала, что находится в отпуске без сохранения заработной платы по соглашению с работодателем: она подавала соответствующее заявление, работодатель поставил согласующую визу. Однако приказ о предоставлении отпуска не издавался. Работодатель применил к работнице дисциплинарное взыскание за отсутствие на рабочем месте. Суд согласился с доводами работодателя, указав, что поскольку приказ о предоставлении истице отпуска без сохранения заработной платы не издавался, а работница отсутствовала на работе без уважительных причин, работодатель вправе был привлечь ее к дисциплинарной ответственности.

Апелляционное определение Тамбовского областного суда

от 23.09.2013 по делу № 33-2717

После оформления приказа о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы следует сделать отметку об отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника — по унифицированной форме № Т-2 или по форме, разработанной организацией (пример 3). Работника с записью в личной карточке знакомить не требуется.

К СВЕДЕНИЮ

Так как отпуск без сохранения заработной платы не оплачивается, составлять записку-расчет (унифицированная форма № Т-60) не нужно — она применяется только для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В связи с предоставлением отпуска также необходимо заполнить табель учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 или № Т-13) (пример 4). Условные обозначения отпуска за свой счет следующие:

• . если отпуск предоставлен с разрешения работодателя — «ДО» или «16»;
• . если работодатель обязан его предоставить — «ОЗ» или «17».

Выводы

1. Процедура оформления отпуска за свой счет фактически состоит из двух основных этапов: регистрация заявления работника и издание приказа.
2. Письменная форма заявления — обязательная.
3. Следует сделать отметку об отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника и заполнить табель учета рабочего времени.